¿Cómo hacer una reunión productiva de verdad?

Este debería ser el primer punto del orden del día. «Las agendas de los directivos están llenas de reuniones que se podrían ahorrar con una llamada de teléfono o, a lo sumo, con una videoconferencia corta», sostiene César Piqueras. Atiende a la entrevista desde el tren que le lleva por la España del interior a dar una charla: «Tú y yo podríamos reunirnos para hablar de esto, pero, ¿realmente es necesario cuando lo podemos solventar con veinte minutos al teléfono?».

«¿Qué tal las vacaciones?», «Muy bien, nos encantó Creta. ¿Y tú?», «He recorrido El Algarve en coche. ¡Qué sitios!». Solo tendría sentido una conversación así si se tratase de guías turísticos o de empleados de una agencia de viajes. «Nada de '¿qué tal los niños?'. No hay que hablar de temas personales porque eso roba tiempo», advierte Rafa Vivas. Y Elisa Sánchez, alerta sobre el gran «ladrón de tiempo»: el móvil. «Ni conversaciones paralelas ni coger el móvil. Solo si es muy urgente y, en ese caso, sales fuera a hablar».

Ojo con invitar a mucha gente a la 'fiesta'. «Cuando se convoca una reunión por email se tiende a poner en copia a más gente de la necesaria. Y hay quien dice: 'Yo voy a escuchar'». A esos, César Piqueras les deja fuera. «Cuantos menos, mejor».

«La batalla en las oficinas españolas es la puntualidad. Nada que ver con otros países, donde todo empieza a en punto y acaba a en punto». Piqueras propone colocar encima de la mesa «un reloj con temporizador electrónico, como los de cocina, y cuando suene, se acabó». Para que no queden cosas por tratar, los expertos coinciden en la necesidad de ir midiendo los tiempos: «El primer cuarto de hora para este asunto, los siguientes diez minutos para este otro... Si alguien se desvía, se reconduce: 'Es interesante eso que planteas, pero lo abordaremos en la siguiente reunión'». Además de dar los turnos de palabra, si alguien acapara, se le frena y «quince minutos antes de la hora de fin acordada, se avisa a los participantes del tiempo que queda».

No parece ese tramo de mediodía la hora más productiva... Y por eso hay que convocar en esa franja las reuniones, aconseja César Piqueras. «¿Qué es lo primero que haces al acabar una reunión, te pones a producir frenéticamente o te relajas revisando el email?». Lo segundo, ¿verdad? «Las reuniones nos dejan sin energía. Si asistes a una de hora y media a las nueve, ya puedes dar por perdido el resto de la mañana porque saldrás de allí agotada. Mi consejo es preservar las tres primeras horas del día sin reuniones para ser más productivos y cuando ya empezamos a encontrarnos bajos de energía, a eso de las doce, convocarlas».

Una hora, depende en qué contexto, puede ser mucho o poco tiempo. «Estar concentrados en una reunión durante una hora es agotador. En ese caso, conviene hacer un descanso de, al menos, cinco minutos», recomienda Rafa Vivas. Y si el asunto a tratar va para largo, quizá sea mejor cambiar el formato de la reunión. «Si hay que hablar largo y tendido de algo y hace falta que el equipo se vaya dos días de retiro a hacerlo, se hace», sugiere Piqueras.

Elisa Sánchez diferencia tres roles en una reunión de trabajo: «El coordinador debe tratar de que todos participen, reparte los turnos y asigna los tiempos de intervención. 'El empujador' se encarga de concretar: 'Hay que hacer esto', 'Lo importante sería llegar a...', '¿Qué puedes hacer tú'?; su misión es que cada participante salga con tareas adjudicadas. Y una tercera persona se encargará de recoger lo que se hable en un acta, donde se anoten los acuerdos alcanzados y las tareas. Luego, ese acta se enviará a los participantes por email».

«Tenemos la mala costumbre de mirar solo nuestra agenda». Un error, considera César Piqueras. «Los demás también tienen agenda, así que las reuniones deben convocarse con una semana de antelación por lo menos, de forma que no se rompa la planificación de trabajo de nadie».