Guía urgente para novatos en teletrabajo

Sara empieza a trabajar a las 6.15 horas de la mañana. Pero en el cuarto de invitados de casa. Madrugar le permite aprovechar dos horas de silencio para tareas que requieren máxima atención. La concentración es total; no hay ningún compañero cerca contando un chascarrillo. Para la noche reserva el trabajo más mecánico. Y a mediodía hace deporte para despejarse. Tiene un espacio de trabajo revisado por su empresa para que cumpla estándares saludables (luz, silla, espacio) y tecnología para estar conectada y asistir a reuniones de forma remota. No es una invención. Sara es real. Es ingeniera, madre de familia, y uno de los miles de españoles que se estrenan en estos días en el arte de teletrabajar.

Empezó hace diez días porque su empresa le dio la posibilidad de realizar parte de la jornada desde casa «como medida de conciliación». Desde ayer, el 100% del trabajo lo hará a distancia por el mismo motivo que lo harán miles de empleados españoles: la crisis del coronavirus. Los expertos advierten de que «el teletrabajo no es algo que se pueda improvisar». Requiere de planificación previa, recursos técnicos y tecnologicos y, sobre todo, de una cultura de la que España adolece. Solo un 27% de las empresas españolas, según el INE, permite el teletrabajo. Un 7% de la población dice hacerlo de forma esporádica. Y solo un 4%, de forma habitual. «No se trata de hacer lo mismo en casa; de un mero cambio de la ubicación. Hay que cambiar la forma de hacer las cosas», apunta Mar Sabadell, profesora de la Universidad Oberta de Catalunya, experta en teletrabajo y flexibilidad laboral. Pero hay que hacer de la necesidad virtud. Así que, partiendo de esa base, trabajadores, expertos en recursos humanos, estudiosos y consultores aportan su saber y experiencia para elaborar esta guía urgente para novatos en teletrabajo.

«No estarás haciendo nada malo ni eres un 'homeless' si estás más cómodo en ropa de andar por casa. Nadie te va juzgar por tu indumentaria, solo por tu rendimiento». Esta es la opinión del experto en teletrabajo y comunicador David Blay Tapia, autor del libro '¿Por qué no nos dejan trabajar desde casa?'. Pero advierte: «Solo es recomendable para los primeros días si estás en un periodo de adaptación». Lo mejor es mantener la rutina de cada mañana. Alberto Gavilán, director de RRHH de Adecco Staffing, es tajante: «No es ninguna tontería». Olvidarse del pijama, darse una ducha, desayunar bien e incluso salir a hacer alguna gestión y volver como si se fuese a la oficina ayuda a mentalizarse. Hay que fijar un espacio de trabajo (que no sea el sofá) y ceñirse a él.nt

«La virtud del teletrabajo es su flexibilidad. No hay un patrón fijo», apunta Mar Sabadell. No recomienda replicar la jornada laboral en casa, pero sí que el trabajo que se cumpla sea el mismo. «Depende mucho de las personalidades y de las circunstancias», señala. Pero lo ideal es estudiar los espacios propios de tiempo. Las horas en las que necesitarás más soledad o nula comunicación porque la tarea requiere concentración; el momento más productivo (al amanecer o de madrugada) y cómo se adapta todo a las necesidades de la empresa. Para ello es bueno fijar las horas para contestar al teléfono o reunirse de forma virtual y, alrededor de ellas, organizar. En este punto, Gavilán recuerda que teletrabajar no es estar siempre disponible y hay que comunicar cuándo se está. Para Carmen Polo, directora de Personas, Cultura y Organización de AXA España, una empresa que comenzó con el trabajo a distancia en 2017 el 80% de la plantilla tenía un día de teletrabajo a la semana. Están trabajando para que lo tenga el 100% de la plantilla y ampliarlo a dos este año, resulta muy útil implementar dinámicas como los 'dailies' o 'weekly' (reuniones virtuales diarias o/y semanales) que nos faciliten el trabajo y nuestro día a día.

En casa hay que tener claros, más que nunca, los objetivos a cumplir. Más que por horas, se trabaja a tarea. Gavilán recomienda hacerlo en el día y plasmarlo. Como se quiera. Papel o aplicación web o móvil, pero tenerlo presente. Y revisarlo a la semana. En esto también tienen mucho que poner de su parte las empresas. La consultora experta en innovación empresarial Opinno recomienda «definir claramente los objetivos del equipo a medio plazo, tener claros los roles de cada uno, fijar plazos de entrega y reconfigurar los grupos de trabajo». En este apartado entra en juego algo fundamental para esta fórmula: la confianza. Polo recuerda que los resultados por objetivos se basan en esto, y en confiar en la responsabilidad de los equipos y los jefes. Sabadell coincide: «entender que todos somos personas responsables e implicadas es la base».

Todos los expertos coinciden: «Estar encerrado se hace duro». Hay que fijar descansos durante el trabajo y respetarlos. «Es muy recomendable el ejercicio físico», dice Gavilán. Blay Tapia señala que «la mayoría de ejecutivos aseguran que se han enganchado a la actividad física no solo porque les aísla de la presión, sino porque en esos momentos les llegan nuevas ideas o ven soluciones». Para quienes no dispongan de tiempo o estén al cargo de niños, basta con 10 minutos de estiramientos en el salón co los 'influencers' de moda en las redes.

Teletrabajar es trabajar. No es aprovechar que estamos en casa para poner lavadoras, darse un salto al banco o poner el caldo a hervir. En este caso, el esfuerzo de autodisciplina «es mayor» y recae en cada uno. Por supuesto, la tele debe estar apagada y la nevera bien cerrada. De lo contrario la concentración será difícil. Hay quienes llegan a desconectar los datos del móvil como truco personal para fijar momentos del día en los que conectarse para contestar correos electrónicios y 'whatsapps'. Por supuesto, las notificaciones en el escritorio del PC y los dispositivos móviles deben quedar anuladas. Esto solo se puede hacer si el tipo de trabajo lo permite, calro. Pero «lo que está claro es que las llamadas sí entran y, si es algo importante, llamarán».

«Llevo poco tiempo, pero sí: me resulta más difícil la desconexión. Supongo que es un proceso de aprendizaje. Ahora mismo, siempre estoy pensando en conectarme otro ratillo y enviar otro 'email'. Tengo la sensación de le 'debo' aún mayor responsabilidad a la empresa». Esta descripción tan certera de Sara sobre cómo se siente el que teletrabaja está catalogada por los expertos como «la culpa del ausente», que también comparte Blay Tapia. Siempre hay trabajo que adelantar. Pero también en la oficina. «Muchos estudios demuestran que se trabaja más en casa», dice Gavilán, por lo que hay que fijar la hora en la que se finaliza la jornada.

El aislamiento es uno de los principales enemigos de este modo de cumplir con la jornada a distancia, tanto para el trabajador como para la empresa. La consultora Opinno recuerda una treintena de aplicaciones informáticas que hay para trabajar en equipo deslocalizadamente. Y las reuniones virtuales son posibles con una webcam y cascos. Emplear las redes sociales para mantener el contacto con los compañeros también es bueno. Pero, sobre todo, lo importante es ser todo lo proactivo que se mostraría uno si pudiese tener al equipo cara a cara.