Contrato de la hipoteca, analíticas, facturas... ¿es necesario guardar todo tipo de documentos?

Y ahí es cuando empiezan los lamentos. ¿Dónde habré guardado esos papeles?, ¿estarán en la carpeta azul?, ¿y si los he tirado sin darme cuenta? ¡No los encuentro! «La utilidad de muchos documentos pasa inadvertida hasta que de pronto los necesitamos para hacer tal o cual gestión y entonces nos llevamos las manos a la cabeza.

Ahora bien, no todos los papeles son igual de importantes ni tenemos que guardarlos el mismo tiempo. En caso de duda, la pregunta que debemos hacernos antes de tirarlo es si ese documento todavía puede actuar como prueba de algo que nos pueda ser necesario demostrar, aconsejan los servicios jurídicos de la Organización de Consumidores y Usuarios (OCU).

Esto es «especialmente válido» en los documentos de consumo. «Hemos de conservar todos los papeles que sirvan para el ejercicio de nuestros derechos, empezando por el de garantía. Si los perdemos, ya no podemos reclamar. También puede resultar muy práctico conservar facturas de muebles, grandes electrodomésticos, dispositivos electrónicos, bienes de colección o justificantes de obras, puesto que en caso de robo o siniestro se puede demostrar el perjuicio sufrido ante la compañía aseguradora».

De hecho, los expertos insisten en que merece «especial atención» todo lo concerniente a seguros y prestación de servicios. «Se deben guardar hasta cinco años después de expirar el contrato, sobre todo las notificaciones de cancelación».

Otro de los documentos que más dudas suscitan son los relacionados con la vida profesional, especialmente los que se refieren a trabajos que hace años que dejamos. El consejo es no deshacerse de ellos hasta ver reconocido el derecho a pensión.

Los empresarios, sin embargo, «tienen que conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años a partir del último asiento realizado en esos libros», precisa María del Carmen Aguilera, abogada especialista en protección de datos de la consultora Atico 34.

Mención aparte merecen los documentos sanitarios. «En este caso, lo más sensato es conservar todos los que sean relevantes (intervenciones, altas, análisis, pruebas diagnósticas, cartilla de vacunas...) porque, pese a que muchos de esos datos están digitalizados, los centros sanitarios –salvo en Cataluña– solo tienen la obligación legal de guardarlos durante 5 años desde el alta del paciente».

En vacaciones se deben guardar los resguardos hasta que finalice el viaje, siempre que no haya incidentes ni reclamaciones

Billetes de cualquier tipo de transporte.

Hotel, coche...: contratos para la prestación de determinados servicios, alojamientos, alquileres...

Folletos de publicidad e información precontractual: sirven como prueba ante una reclamación.

Hasta que termine el plazo de prescripción...

Seguros de auto y hogar: póliza con las condiciones generales y particulares, recibos de pago y también los avisos de subida anuales.

Seguros de vida y decesos: hasta que los beneficiarios reciban las correspondientes indemnizaciones.

Bancos: contratos de la cuenta corriente, depósitos, fondos de inversión...

Alquiler de vivienda: contrato, justificantes de pago de la renta, inventario de entrada y salida, comprobante de depósito de la fianza...

Suministros: guarde todos los papeles de los contratos de electricidad, agua, gas y telecomunicaciones, justificantes de las revisiones y de pago de los recibos.

Fiscales: declaraciones, autoliquidaciones y toda la documentación justificativa de las deducciones fiscales.

Mientras el bien le pertenezca...

Facturas de productos duraderos y bienes de valor (muebles, joyas, colecciones grandes de electrodomésticos...). Pasada la garantía, de 3 años para los artículos comprados después del 1 de enero de 2022, sirven para justificar el perjuicio en caso de robo o siniestro.

Vivienda: escrituras, contrato de compraventa y justificantes de pago, memoria de calidades, planos, justificantes del pago de impuestos, obras de mejora...

Vehículos: téngalos en su poder hasta que cambie la titularidad del vehículo o se formalice la baja en la DGT y el contrato de compraventa. «También la garantía, tarjeta de inspección técnica, permiso de circulación, resguardo de depósitos en talleres, facturas de reparaciones y mantenimiento, impuesto de circulación, contrato de seguros y justificantes del pago de la prima», añaden en la OCU.

Siempre...

Personales y familiares: certificado de nacimiento, libro de familia, inscripción de matrimonio o escritura de constitución de pareja de hecho, sentencia de divorcio y convenio regulador.

Patrimonio: escrituras notariales, testamentos y documentos relativos a sucesiones y donaciones y documentos judiciales en general.

Profesionales: títulos y diplomas académicos y profesionales, contratos de trabajo, cartas de dimisión o despido... Al menos, hasta que su derecho de pensión esté reconocido.

Salud: historia médica, pruebas y análisis clínicos, parte de intervenciones y alta, cartilla de vacunación...

Contratos renovables: los documentos de cancelación de contratos de seguros bancarios, de suministros...