Cuando la oficina se muda a casa

El confinamiento del estado de alarma ha convertido el teletrabajo en la tabla de salvación de muchas compañías. Antes de la pandemia, rondaba en un 3% el porcentaje de trabajadores que podían acceder al trabajo a distancia en España. Hoy, la realidad del COVID-19 ha empujado a las empresas a implementar sistemas de teletrabajo eficaces, lo que puede convertirse en una gran oportunidad si se acomete con éxito, tal y como aseguran los expertos.

En el principal objetivo de lograr una integración eficaz, «cada organización tendrá que determinar cuál es la opción más adecuada según su infraestructura tecnológica y presupuesto», indica Mikel Vildosola, director de Operaciones de Emesa, que coincide con José Pancorbo, director general del Grupo Pancorbo, al enumerar los formatos más habituales: «Escritorios virtualizados, acceso remoto o trabajo en la nube». Para Javier Gurría, director de Proyectos de JIG, «la clave no está en las herramientas sino en la organización personal que cada uno haga».

Para que la implantación del teletrabajo sea un éxito, los expertos recomiendan asumirlo «como una oportunidad de flexibilidad laboral, lo que conlleva motivación y eso se traduce en productividad», según el director de Operaciones de Emesa. Por otra parte, Pancorbo remarca que «la empresa debe definir claramente qué tareas son 'teletrabajables' y establecer un plan sobre cómo establecer la comunicación sobre ellas: quién las hace, quién las supervisa, cómo se comunican los avances al respecto, etc».

También menciona Vildosola la necesidad de «mantener buenos canales de comunicación, con el correo electrónico, llamadas telefónicas y videoconferencias; controlar las tareas y realizar un seguimiento real de las mismas y promover un ambiente de trabajo en equipo aunque no se comparta el espacio físico».

Sobre quien ejecuta las tareas, abunda Pancorbo en que «el 'teletrabajador' necesitará un espacio reservado (siempre el mismo) para el desempeño de su labor, así como imponerse un horario y unos objetivos acordes a las necesidades de la empresa».

Por su parte, Gurría agrega que la clave «es pensar que estás en la oficina pero con los puntos positivos de estar en casa». Aporta el director de Proyectos de JIG que «el teletrabajo permite organizar el tiempo de forma más flexible y dividirlo en tramos que se adapten a las preferencias de cada uno».

También reclaman los expertos atención sobre los frenos que acarrea esta novedosa forma de trabajo. Por ejemplo, el cultural, reseña Vildosola mencionando la «desconfianza y temor a que los empleados disminuyan su productividad y motivación al no tener un control presencial». Y repara también en que una «mala elección del software puede ser un error muy grave, porque dificulta la medición de resultados y la gestión de proyectos».

Por su parte, Pancorbo remarca que uno de los grandes errores en el trabajo a distancia surge cuando «no se aseguran los accesos y se abren indiscriminadamente los escritorios remotos. Esto puede poner en riesgo toda la información de la empresa y que pueda sufrir un ataque informático». También señala el «trabajar 'a salto de mata', dejándose llevar por interrupciones que en la oficina no se producirían, no priorizar el teletrabajo en el horario que le corresponde o pensar que solo se trata de conectarse desde casa y ya es 'como si estuvieras en la oficina'».

Por su parte, Gurría opina que el mayor fallo estriba en «dejar para mañana lo que puedes hacer hoy, es decir, no organizar cada día lo que se va a hacer».